Rotinas e Inovação

A inovação, nada mais é, que a mudança das rotinas ou a sua recombinação

Estabilidade e rotina são palavras que raramente seriam usadas para descrever o contexto atual dos negócios. Ao contrário, o que assistimos hoje são indivíduos, times e organizações que necessitam responder de maneira dinâmica a situações em constante mudança. E, consequentemente, estudiosos e gestores estão cada vez mais interessados em entender a capacidade das organizações em se adaptarem aos tempos turbulentos nos quais vivemos.

Entretanto, cabe a pergunta: como as organizações mudam e se adaptam? Qual são os elementos centrais que promovem estes movimentos? E o que as rotinas organizacionais tem a ver com tudo isto?

Para entendermos a relação entre um contexto mutante e as rotinas é preciso entender o que são as rotinas organizacionais. Rotinas podem ser entendidas como padrões de comportamento realizados por vários atores. São comportamentos repetitivos e previsíveis (Feldman e Pentland, 2003). Elas são os blocos que formam as capacidades e a base que sustentam as diferentes ações das organizações.

É por meio delas que as organizações acumulam conhecimento e melhoram seu desempenho. Elas economizam tempo e energia, pois como os indivíduos dominam aquele padrão de comportamento podem agir de maneira inconsciente. Mas, isto não quer dizer que os agentes que operam as rotinas não possam retomar sua consciência e questionar “a forma como as coisas são feitas por aqui”, ou seja, que não reajam a estímulos diferentes e performem sempre por meio de ações fixas, mesmo que o ambiente se modifique.

Muitas pesquisas já foram realizadas mostrando o papel da agência, isto é, a capacidade dos indivíduos em transformar seu padrão de comportamento.

Colocando em outras palavras, as rotinas podem ser entendidas como padrões de comportamento e revelam como as organizações entendem e fazem as tarefas/ações que formam seus produtos e serviços. Economizam em recursos cognitivos, já que uma vez dominadas os indivíduos podem performá-las de maneira automática. No entanto, estes mesmos indivíduos não são automatas, eles mantêm sua consciência e capacidade crítica e sabem interpretar que o ambiente mudou e que, portanto, precisam alterar seu comportamento.

Qualquer um que observe uma organização percebe que nem sempre é assim! A mudança organizacional não é simples e muito menos fácil de ser implementada. Portanto, voltamos a uma dentre as perguntas que formulamos acima: Como as organizações mudam e se adaptam?

As organizações mudam ao mudarem suas rotinas. Não há mudança se as pessoas não mudarem seu comportamento! Pode-se fazer um paralelo com a vida comum: se temos uma meta de emagrecer, só a alcançaremos se mudarmos nosso padrão de alimentação e de consumo de calorias, por exemplo, por meio de mais exercícios.

Mas, quais são os elementos centrais que promovem esta mudança nas organizações? De novo se olharmos para a vida comum podemos afirmar que os indivíduos não alteram seu padrão de alimentação ou de consumo de calorias de maneira fácil, é preciso que exista um gatilho, que os force/impulsione a se transformarem. Para alguns pode ser o resultado de um exame, para outros uma necessidade social… enfim os motivos variam.

O mesmo acontece nas organizações. O que leva os agentes a mudarem suas rotinas tem a ver com gatilhos, como por exemplo o fato da organização estar perdendo mercado, não estar alçando seus objetivos estratégicos. Esta resposta, no entanto, ainda é parcial, uma vez que sabemos que muitas organizações embora estejam sendo demolidas pelo e no mercado, não mudam.

Existem inúmeros estudos tentando entender o que leva os indivíduos nas organizações a mudarem suas rotinas e muitos se referem ao entorno no qual as rotinas estão embebidas, ou seja, as características organizacionais, como a cultura, o sistema de incentivos, assim como os espaços físicos, softwares, hardwares, dentre outros. Por mais estranho que possa parecer o layout organizacional afeta a forma como as pessoas se comportam.

Um outro aspecto interessante é a influência de pessoas com autoridade dentro das organizações para mudar uma rotina. Em estudo sobre hospitais no Canadá, Nigam et al (2016) descobriram que as rotinas a serem transformadas eram escolhidas atendendo a um critério – a influência de pessoas com autoridade para tomar esta decisão. No caso em questão era necessário que alguns cirurgiões ou anestesistas apoiassem a mudança.

O que a rotina tem a ver com inovação?

Como dissemos acima as rotinas acumulam o conhecimento das organizações. É como se elas fossem um grande depósito, onde a forma como fazemos as coisas por aqui estão guardadas. A memória formal das organizações, como relatórios, registros, atas possuem um papel importante, mas não são suficientes para conservar tudo o que a organização sabe.

As organizações se lembram, elaboram, constroem o novo ao agir, ao exercitar suas rotinas. A inovação, nada mais é, que a mudança das rotinas ou a sua recombinação. Ou seja, diante de gatilhos que levam ao questionamento sobre a forma como vem se comportando, os indivíduos nas organizações voltam aos seus depósitos e recriam ou criam novos padrões.

A criatividade e a inovação acontecem tendo por base os conhecimentos adquiridos, acumulados nas antigas rotinas. Existe uma profunda conexão entre rotinas e inovação e rotinas e criatividade. Segundo um importante economista – March – em ambientes instáveis as organizações precisam explorar novas alternativas, desenvolver novas rotinas. A sobrevivência e competitividade das organizações neste tipo de contexto depende da habilidade em selecionar dentre as rotinas já performadas aquelas que são/foram bem sucedidas e, tendo por base este conhecimento acumulado, criar novas rotinas.

A inovação não surge do nada, uma de suas bases é o conhecimento já adquirido pelas organizações, armazenado em suas rotinas.

Um exemplo interessante foi apresentado em um artigo publicado pelo Academy of Management Annals em 2011. Neste artigo os autores Bechky and Okhuysen estudaram o comportamento da SWAT e de produtoras de filmes tentando entender como estas organizações respondiam a surpresas, já que surpresa neste contexto não é uma exceção, mas sim a regra.

Em uma organização que tem pressões extremas na execução, como tempo e perigo, desenvolver e praticar rotinas é uma boa maneira de criar expectativas compartilhadas e uma maneira rápida de responder a surpresas. Ao desenvolver um entendimento compartilhado de quando e como executar rotinas, uma equipe da SWAT se prepara para ações inesperadas e inova!

FONTE:

 

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